Việc tổ chức event ở một tỉnh sẽ mang lại không ít áp lực không hề ít bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác đến với ngay cả các người làm sự kiện nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một vài lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị hoàn hảo hơn cho các event tại một tỉnh nào đó.

cong ty to chuc su kien tat nien



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm event mà địa điểm lại là những khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất đơn giản. Còn làm việc với các khách sạn tại tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải đa số khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều phổ biến tại các khách sạn ở thành phố nhỏ..

Nếu bạn tổ chức một chuỗi event tại vô cùng nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát những điểm quan trọng hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, tại vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của đa số khách sạn cung cấp (thường rất lung linh) hoặc là kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc là trang trí... để rồi tới lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, Nếu không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước các vấn đề này.

tổ chức lễ khai trương showroom

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất rất nhiều thời gian và khiến không ít người làm event mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết cần làm.

Thường thì đa số đơn vị phụ trách những hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có đa số điều chỉnh kịp thời. Bạn nên lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp thêm âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.