Trong bất kỳ sự kiện lớn hoặc là nhỏ thì một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi tới cuối event một phương pháp có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai tổ chức chương trình perfect sẽ đưa ý tưởng tới với khách mời một cách hoàn thiện, nếu như ý tưởng tốt đến mấy mà không thực hiện ổn thì sẽ dẫn tới khá nhiều vấn đề. Trong các công ty và doanh nghiệp nhỏ thì rất nhiều nơi họ tự đứng ra thực hiện một sự kiện cho chính mình.

tổ chức lễ khai trương showroom

Xác định chính xác mục đích của sự kiện

Yêu cầu khi xác định mục đích là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng dễ dàng làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một mình tại tất cả những bước. Hơn nữa, nếu xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về mục đích sự kiện thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có khá nhiều đích đến thông dụng như: bán hàng, tăng sự thông dụng thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch cách nào để khi event kết thúc, hầu hết những khách mời phải hướng đến đích đến ban đầu đó.

Phản biện và thống nhất kết quả cuối cùng

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện ở của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra đa số ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện nên phải liên tục được nêu ra trong tất cả các lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch hoàn chỉnh thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Tiến hành truyền thông toàn diện cho sự kiện

to chuc tet trung thu cho cac be

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau event, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra hoàn hảo trên thực tế.

Bạn cũng cần phải lưu ý đến truyền thông nội bộ, nguyên nhân vì thực sự đã có khá nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều quan trọng nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách những mảng khác nhau, dù lớn hay nhỏ của sự kiện đều nên phải hiểu sâu sắc về đích đến của event thì rất khó để công chúng mục đích có thể hiểu và làm được mục tiêu truyền thông khi tổ chức event.