sự kiện là một chuỗi bao gồm các công việc nối kết nhau như một con tàu từ khâu bắt đầu đến khâu kết thúc. Chỉ cần một trong các khâu có vấn đề tự khắc sẽ làm yếu tố thành công trong sự kiện bị giảm đáng kể.

tại vì thế bất kì một sự kiện nào dù lớn hay nhỏ thì việc lập kế hoạch vạch định ra quy trình tốt nhất của sự kiện là một trong các yếu tố cần thiết và không thể thiếu.

cho thue cong hoi su kien

Dưới đây là quy trình cơ bản :

1. Xác định nhu cầu khách hàng:

Trước khi bắt tay vào làm event cho những doanh nghiệp cá nhân tổ chức, bao giờ người làm event cũng phải tìm hiểu khai thác mục đích của sự kiện, thành phần khách mời, số lượng khách mời, đây là loại hình event sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow,…)

2. Hình thành ý tưởng cho event:

Sau khi tìm hiểu xác định yêu cầu người làm sự kiện sẽ đưa ra ý tưởng sơ bộ đánh giá tính khả thi, để chọn lựa bàn bạc. Lưu ý tưởng sáng tạo tuy nhiên vẫn phải bám vào tính chất chất, yêu cầu của sự kiện.

3. Thiết kế event:

Sau khi hình thành ý tưởng nhà sự kiện sẽ vạch ra cụ thể chi tiết đa số bước trong sự kiện, càng chi tiết sẽ giúp đỡ việc lên kế hoạch phân công càng dễ dàng. Lưu ý khi tổ chức công việc này đòi hỏi phải làm việc tập thể nhóm bàn bạc đưa ra không hề ít ý kiến sẽ mang tính hiệu quả cao hơn. các giai đoạn của cụ thể của ý tưởng sẽ được tổ chức trên các nội dung dưới đây:

Xác định địa điểm thực hiện

Thời gian thực hiện thời lượng chương trình của event.

Chủ đề của chương trình, hình ảnh màu sắc chủ đạo của chương trình.

4. Lập kế hoạch tổ chức:

Đây là bước cụ thể hóa nhất để chương trình đưa vào tổ chức:

Kế hoạch ngân sách

Nguồn lực

Trang thiết bị

Giả quyết và khắc phục rủi ro

http://chothuepgmodel.com/cho-thue-pg-model-tphcm/

5. thực hiện event

Thời gian cho một event thông thường thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị. Bao gồm trang phục, banner, trang thiết , liên lạc với những nhà cung cấp thêm liên quan. Công ty event có thể thuê bên ngoài một vài hoạt động tổ chức có sự giám sát từ phía nhà event. Sau đó tiến hành dàn dựng chuẩn bị hoàn hảo là trước 2 tới 3 ngày và theo một bảng phân công công việc rõ ràng để tránh không bỏ sót bất kì một khâu nào .

7. Kết thúc sự kiện:

Theo dõi những tiến trình diễn ra của event và phát hiện điều chỉnh kịp thời đa số nguy cơ thất bại.

Kết thúc event thu dọn đa số trang thiết bị sự kiện, thanh toán hợp đồng, khám phá hiểu đa số vấn đề chưa tổ chức được trong event để làm kinh nghiệm cho những event tiếp theo.