Để thực hiện một sự kiện cần nên hiện thực hiện hàng loạt đa số công việc trước đó, một trong một vài công đoạn đầu tiên và cực kỳ chủ yếu đó là lên kế hoạch cho sự kiện. Đây là quá trình mà người tổ chức sự kiện phải tính toán thật kỹ lưỡng, bởi vì một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình thực hiện diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được các vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra các tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người thực hiện sự kiện nào cũng cần phải quan tâm, người thực hiện event nên tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề dễ dàng chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được nhiều quy luật nâng cao kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham gia event. Bên cạnh đó là một vài yếu tố về đích đến của sự kiện, thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự event, chủ đề của event….

công ty tổ chức tất niên

Để có thể giúp đỡ bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ một số nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua các câu hỏi sau đây:

1. Khi tổ chức event này, mục tiêu của khách hàng của bạn ra sao? mục đích của sự kiện là gì?

2. event dự định sẽ được tổ chức tại địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? ở trong nhà hoặc ngoài trời?

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

3. sự kiện được tổ chức thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc event diễn ra được dự báo ra sao?

5. Hoạt động của mỗi sự kiện hay là mỗi chuỗi event được thực hiện theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, tới hoạt động nào?

6. Nhóm tổ chức event gồm nhiều ai? Quan hệ giữa họ là gì (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. Phương pháp tổ chức event là như thế nào?

8. Phương tiện cho nhóm thực hiện event gồm đa số gì?

9. Nhóm thực hiện event gồm những ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ là gì?

10. Phương tiện cho đa số người tổ chức event sử dụng – gồm các gì?

11. Nhóm khách hàng chính đối với sự kiện này là một số ai? những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức event )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với event này là các ai? những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức event)?